Dit privacybeleid legt uit hoe Topo Plus omgaat met de persoonsgegevens van haar klanten, natuurlijke personen, en alle andere natuurlijke personen die met Topo Plus in contact staan (hierna 'u' genoemd).
Onder persoonsgegevens wordt elke vorm van informatie verstaan die u toelaat om uzelf direct of indirect als een natuurlijke persoon te identificeren.
Topo Plus hecht veel belang aan de bescherming van uw persoonsgegevens en respecteert ten volle uw persoonlijke levenssfeer. Topo Plus behandelt en beschermt uw persoonsgegevens dan ook op een rechtmatige, behoorlijke en transparante wijze.
Bij de verwerking van uw persoonsgegevens leeft Topo Plus evident de wet na, momenteel de Belgische wet van 8 december 1992 en sinds 25 mei 2018 de Europese verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de gegevensbescherming (beter bekend als 'GDPR' of 'AVG') of enig ander wetgevingsbesluit die deze wijzigt.
Meer informatie over de bescherming van persoonsgegevens kunt u verkrijgen bij de Belgische Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, vanaf 25 mei 2018 de Gegevensbeschermingsautoriteit genoemd.
Wij nodigen u uit om deze verklaring zorgvuldig te lezen zodat u het beleid van Topo Plus op dit gebied kent en begrijpt.
Deze verklaring wordt regelmatig bijgewerkt. De meest recente versie van de verklaring is beschikbaar op onze website. Wij zullen u op de hoogte brengen via de gebruikelijke communicatiekanalen indien er belangrijke wijzigingen zijn aangebracht.
Topo Plus, met zetel te Oudendijk 25, 9420 Erpe-Mere, is de verantwoordelijke voor de verwerking van uw gegevens.
Topo Plus is dan ook uw gesprekspartner en is diegene die ten aanzien van de Gegevensbeschermingsautoriteit verantwoording dient af te leggen aangaande de verwerking van uw persoonsgegevens. Topo Plus bepaalt de doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt alsook de gebruikte middelen en de verwerkingseigenschappen.
Topo Plus kan beroep doen op gespecialiseerde dienstverleners om uw persoonsgegevens namens Topo Plus en volgens de instructies van Topo Plus te verwerken in overeenstemming met dit privacybeleid. Enkel de persoonsgegevens die strikt noodzakelijke zijn zullen aan deze dienstverleners worden doorgegeven (hierna de 'verwerkers van Topo Plus 'genoemd).
Voor alle vragen die betrekking hebben op de bescherming van uw privacy kunt u zich richten tot de zaakvoerder. U kunt contact met hem opnemen door een e-mail te sturen naar info@topoplus.be.
Hieronder wordt een overzicht gegeven van de categorieën van persoonsgegevens die Topo Plus kan verwerken. Het is mogelijk dat ook andere gegevens worden verwerkt indien die nodig of nuttig zijn voor de voortzetting van de contractuele relatie met Topo Plus.
Hierbij wordt de context aangegeven waarin Topo Plus deze gegevens verkrijgt of verwerkt. Deze tabel moet samen gelezen worden met de beschrijving van de doeleinden waarvoor Topo Plus de gegevens verwerkt.
| Categorie | Voorbeelden | Context |
|---|---|---|
| 1/ Identiteitsgegevens van de klant /opdrachtgever (verkoper of verhuurder) 2/ Identiteitsgegevens van kandidaat koper of huurder |
Naam, adres, plaats en datum van geboorte, nationaliteit, vast of mobiel telefoonnummer en het e-mailadres. | Deze gegevens worden door u verstrekt en verwerkt wanneer u inlichtingen aanvraagt, klant wordt, een bemiddelingsopdracht sluit of u registreert om de diensten van Topo Plus (online) te gebruiken, voor elke identificatie of gebruik. Deze gegevens kunnen ondermeer door het inlezen van uw identiteitskaart worden verkregen. |
| Gegevens over het onroerend goed van de klant / opdrachtgever (verkoper of verhuurder) | Eigendomstitel, stedenbouwkundig uittreksel, bodemattest, keuringattest van de elektrische installatie, EPC attest, informatie over de overstroomgevoeligheid, postinterventiedossier, informatie over de erfgoedwaarde | Deze gegevens worden door u verstrekt, dan wel in uw opdracht door Topo Plus opgevraagd bij de overheid of technische experten. |
| Gegevens van kandidaat huurder die verband houden met een voorstel van verhuurcontract | Informatie over beroep en werkgelegenheid, solvabiliteit, gezinssituatie, loon etc. | Deze gegevens worden verzameld met behulp van formulieren en contracten die u op uw verzoek invult. |
| Aanvullende gegevens voor het sluiten van een huurovereenkomst of onderhandse verkoopovereenkomst | Rijksregisternummer | Deze gegevens worden door u verstrekt Het nationaal rijksregisternummer wordt alleen gebruikt in de gevallen waarin de wet voorziet of vereist. |
| Gegevens van mede-eigenaars (of hun huurders) | Naam, adres, plaats en datum van geboorte, nationaliteit, vast of mobiel telefoonnummer en het e-mailadres. | Deze gegevens worden door u als mede-eigenaar verstrekt aan Topo Plus wanneer Topo Plus de functie van syndicus uitoefent |
| Gegevens die verband houden met de uitvoering van de dienstverlening van syndicus | Betalingsverrichtingen, inclusief namen en rekeningnummers, communicatie en referenties, kaartnummers, etc. | Deze gegevens hebben betrekking op uw verrichtingen als mede-eigenaar die door de syndicus worden gecoördineerd |
| Gegevens over de verrichtingen van Topo Plus met u | De informatie in verband met uw contacten met Topo Plus, per telefoon, e-mail, fax enz. en uw interacties op de webpagina's aangaande Topo Plus, haar diensten of haar partners, op sociale netwerken enz. | Deze gegevens komen van contacten van welke aard ook tussen u en Topo Plus (bij ontmoetingen of evenementen, abonnement op een nieuwsbrief, sociale netwerken etc.) |
| Gegevens over het gedrag en voorkeuren van de klant | Informatie over uw gedrag en voorkeuren met betrekking tot het gebruik van communicatie- en relatiekanalen, informatie over uw persoonlijke keuzes en levensstijl, privé of professioneel projecten, hobby's etc. | Deze gegevens zijn het gevolg van keuzes die u hebt geuit of analyses die door Topo Plus zijn uitgevoerd in overeenstemming met deze verklaring en haar wettelijke verplichtingen. |
Topo Plus verwerkt geen gegevens die uw ras of etnische afkomst onthullen, of politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheids- of levensgegevens of seksuele gerichtheid, genetische gegevens of biometrische gegevens.
Topo Plus verzamelt en verwerkt uw persoonsgegevens enkel en alleen voor de hier onder beschreven doeleinden. Topo Plus zorgt ervoor dat alleen de noodzakelijke en relevante gegevens voor een bepaald doel worden verwerkt.
Topo Plus verwerkt uw gegevens in de door de wet toegestane situaties, meer bepaald:
Wettelijke verplichtingen
Topo Plus dient zich te houden aan wetgeving die haar in specifieke omstandigheden verplicht om uw persoonsgegevens te verwerken in het kader van haar activiteiten. Deze verplichtingen kunnen met zich meebrengen dat Topo Plus moet samen te werken met de bevoegde autoriteiten en/of derden, en eventueel bepaalde van uw persoonsgegevens aan hen overmaakt.
Hieronder vallen onder meer:
De lijst van wettelijke verplichtingen waarvoor Topo Plus uw gegevens moet verwerken, is niet exhaustief en is onderhevig aan veranderingen.
Contractuele relaties tussen Topo Plus en u als klant
Alvorens contracten te sluiten dient Topo Plus soms bepaalde gegevens verkrijgen en verwerken, met name om onder andere:
In het kader van lopende contracten of het beheer van contracten dient Topo Plus een aantal gegeven te verwerken, in het bijzonder om te voldoen aan administratieve en boekhoudkundige verplichtingen.
In dit kader kunnen uw gegevens intern binnen Topo Plus worden verzonden naar diverse afdelingen, waaronder aan diegene die niet rechtstreeks verantwoordelijk zijn voor de relatie met u of de uitvoering van een bepaald contract.
Meer bepaald verwerkt Topo Plus uw gegevens bij de uitvoering van contracten als volgt:
Topo Plus kan uw persoonsgegevens voor bijkomende doeleinden verwerken in het kader van de relatie met u en de uitvoering van contracten.
Gerechtvaardigde belangen van Topo Plus
Topo Plus verwerkt uw gegevens ook voor de verwezenlijking van haar gerechtvaardigde belangen. Hierbij streeft Topo Plus ernaar om een billijke balans te vinden tussen de noodzaak om gegevens te verwerken en respect voor uw rechten en vrijheden, met inbegrip van de bescherming van de privacy.
Persoonsgegevens worden onder andere verwerkt voor:
Specifiek gerechtvaardigd belang van Topo Plus: direct marketing doeleinden
Topo Plus voert een klantensegmentatie uit – in het bijzonder naargelang uw behoeften – om u bijvoorbeeld geschikte panden en/of diensten aan te bieden die overeenstemmen met uw professionele en persoonlijke situatie. Daartoe kan Topo Plus onder meer:
Topo Plus kan uw persoonlijke elektronische contactgegevens (namelijk uw mobiele telefoonnummer en e-mailadres) verwerken om u persoonlijke informatie, advertenties of voorstellen toe te sturen via directe marketing of nieuwsbrieven. In dit geval dient Topo Plus eerst uw specifieke toestemming te vragen.
Door dit privacybeleid te aanvaarden, geeft u uw toestemming voor het verwerken van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden.
Topo Plus behandelt uw persoonsgegevens met de grootste zorg en deelt uw gegevens alleen om u de beste diensten aan te bieden bij de uitvoering van haar opdracht.
Topo Plus kan uw gegevens toezenden aan andere entiteiten binnen haar groepsverband in binnen en buitenland, met name aan de andere entiteiten van de groep die Topo Plus bijstaan bij de uitvoering, het beheer en de controle van de activiteiten, met inbegrip van rapportage, ondersteuning en computer beveiliging of het aanbieden van specifieke diensten en producten.
In sommige gevallen is Topo Plus bij wet verplicht om uw gegevens te delen met derden, waaronder:
Topo Plus draagt uw gegevens tevens over aan specifieke dienstverleners om te helpen met :
Topo Plus dient uw gegevens ook over te maken aan online en sociale netwerkproviders, die Topo Plus gebruikt voor het aanbieden van reclamediensten.
Eveneens kunnen uw persoonlijke gegevens in het kader van gerechtelijke procedures aan gerechtsdeurwaarders of advocaten worden meegedeeld.
In de hiervoor genoemde gevallen zorgt Topo Plus ervoor dat derden enkel beperkt toegang hebben tot de persoonsgegevens die nodig zijn om de vereiste specifieke taken uit te voeren. Topo Plus zal er ook voor zorgen dat derden zich ertoe verbinden de persoonsgegevens op een veilige en vertrouwelijke wijze te gebruiken en te gebruiken in overeenstemming met de instructies van Topo Plus en zijn gegevensbeschermingsbeleid.
Topo Plus bewaart uw persoonsgegevens binnen de EER. Er worden dan ook geen gegevens overgebracht naar landen buiten de EER.
Topo Plus zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens worden verzameld.
Deze periode is gelinkt aan de wettelijke en fiscale verplichtingen van Topo Plus, evenals de wettelijke noodzaak om uw gegevens bij te houden buiten de bewaringsperiode ter bewijs of om te reageren op verzoeken om informatie van de bevoegde instantie, bijvoorbeeld:
Buiten deze perioden worden uw persoonlijke gegevens verwijderd of geanonimiseerd.
Topo Plus hanteert strikte normen om de persoonsgegevens onder haar controle te beschermen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.
Topo Plus neemt dan ook maatregelen van technische en organisatorische aard zoals encryptie, antivirus, firewalls, toegangscontroles, strenge selectie van medewerkers en leveranciers, om ongepaste toegang, verlies of openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen en te detecteren.
In het onwaarschijnlijke en ongelukkige geval dat uw persoonsgegevens onder de controle van Topo Plus gecompromitteerd worden door een inbreuk op de informatiebeveiliging, zal Topo Plus onmiddellijk handelen om de oorzaak van dergelijke inbreuk te identificeren en actie ondernemen via adequate remediëren maatregelen. Indien nodig, zal Topo Plus u in kennis stellen van dit incident in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving.
Recht van inzagen verbetering, beperking, wissing, overdraagbaarheid van gegevens en van bezwaar
Voor de hierboven vermelde doeleinden heeft u:
Recht om een klacht in te dienen
U kunt uw rechten uitoefenen door een geschreven verzoek per post te versturen, dat gedateerd is, ondertekend en met kopie van uw identiteitsbewijs bijgesloten naar Topo Plus, Oudendijk 25, 9420 Erpe-Mere, of per e-mail naar info@topoplus.be.
U kunt ook een klacht indienen bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, per post te Drukpersstraat 15, 1000 Brussel, of per e-mail op commission@privacycommission.be, of telefonisch op +32 2 274 48 00
Bij een internetbezoek op een website of gebruik van een toepassing of app van Topo Plus kunnen bestanden en technologieën worden gebruikt die informatie opslaan op uw eindapparatuur (PC, laptop, smart phone, tablet ed.) of die toegang verkrijgen tot informatie die reeds is opgeslagen op uw eindapparatuur. Deze bestanden en technologieën kunnen bestaan uit cookies, web beacons, log files, instellingen en informatie op uw eindapparatuur en dergelijke.
De website van Topo Plus maakt gebruik van de volgende soorten cookies:
U kunt de cookies, web beacons, logfiles en andere bestanden en technologieën die Topo Plus gebruikt, uitschakelen in de mate en zoals hierna beschreven. Het verwijderen en/of weigeren van cookies, web beacons, logfiles en andere bestanden en technologieën kan tot gevolg hebben dat u de website niet meer optimaal kan gebruiken.
De werkwijze is afhankelijk van de browser die u gebruikt en kan u raadplegen via onderstaande links.